Rückerstattungsrichtlinien
Transparente Bedingungen für Ihre Geschäftsautomatisierungsinvestitionen – damit Sie wissen, worauf Sie sich einlassen
Unsere Grundhaltung zu Rückerstattungen
Bei lymoraphira verstehen wir, dass die Entscheidung für Automatisierungslösungen eine bedeutende geschäftliche Investition darstellt. Unsere Rückerstattungsrichtlinien wurden entwickelt, um sowohl Ihre Interessen als auch unsere operative Realität zu berücksichtigen.
Die meisten unserer Dienstleistungen beinhalten individuelle Beratung, maßgeschneiderte Implementierungen und dedizierte Ressourcenallokation. Sobald wir mit der Arbeit an Ihrem Projekt beginnen, entstehen tatsächliche Kosten – und diese können wir nicht einfach rückgängig machen. Deshalb ist es wichtig, dass Sie die spezifischen Bedingungen verstehen, unter denen Rückerstattungen möglich sind.
Wann kommt eine Rückerstattung in Frage?
Hauptsächlich dann, wenn wir unsere vertraglich vereinbarten Leistungen nicht erbracht haben oder wenn die Stornierung vor Projektbeginn erfolgt. Die genauen Zeitfenster variieren je nach Dienstleistungsart.
Wie lange dauert die Bearbeitung?
Nach Genehmigung eines Rückerstattungsantrags rechnen Sie mit 10-15 Werktagen für die Bearbeitung. Die tatsächliche Gutschrift auf Ihrem Konto hängt von Ihrer Bank ab – meist weitere 3-7 Tage.
Gibt es Bearbeitungsgebühren?
Bei berechtigten Rückerstattungen innerhalb der angegebenen Fristen fallen keine zusätzlichen Gebühren an. Anders sieht es aus, wenn bereits Ressourcen investiert wurden – hier können anteilige Kosten verrechnet werden.
Konkrete Rückerstattungsszenarien
Stornierung vor Projektstart
Wenn Sie sich umentscheiden, bevor wir mit der eigentlichen Arbeit begonnen haben, erstatten wir 100% zurück. "Projektstart" bedeutet dabei den Zeitpunkt, an dem unser Team mit der Analyse oder Implementierung beginnt – nicht die reine Vertragssignierung.
- Vollständige Erstattung bei Stornierung mindestens 5 Werktage vor vereinbartem Starttermin
- 90% Erstattung bei Stornierung 3-4 Werktage vorher
- Abzüge ab 48 Stunden vor Start, da dann bereits Ressourcenplanung erfolgt ist
Unzufriedenheit mit laufenden Projekten
Schwieriger wird es, wenn die Arbeit bereits läuft. Hier gilt grundsätzlich: Wir haben bereits Leistungen erbracht und Kosten verursacht. Eine anteilige Rückerstattung ist möglich, wenn nachweisliche Vertragsverletzungen unsererseits vorliegen.
- Dokumentierte Nichteinhaltung von vereinbarten Meilensteinen durch unser Verschulden
- Qualitätsmängel, die auch nach Nachbesserungsversuch nicht behoben wurden
- Rückerstattung erfolgt anteilig basierend auf nicht erbrachten Projektphasen
- Bereits abgeschlossene Projektteile werden vollständig berechnet
Technische Probleme und Kompatibilität
Manchmal stellt sich heraus, dass Ihre bestehenden Systeme nicht so kompatibel sind wie zunächst angenommen. Wenn wir das während der Analysephase feststellen und keine Lösung finden, erstatten wir die Kosten für nicht durchführbare Leistungen.
- Vollständige Rückerstattung bei technischer Unmöglichkeit, festgestellt in ersten 2 Wochen
- Analysepauschale wird einbehalten, wenn umfassende Systemprüfung bereits erfolgt ist
- Alternative Lösungsvorschläge werden vor Rückerstattung immer geprüft
Schulungen und Beratungsleistungen
Diese Kategorie ist besonders sensibel, weil hier Zeit und Expertise direkt verbraucht werden. Eine Rückerstattung ist nur möglich, wenn die Schulung nicht stattgefunden hat oder gravierend vom vereinbarten Inhalt abwich.
- Keine Rückerstattung nach durchgeführten Schulungsterminen
- Vollständige Erstattung bei Ausfall durch uns mit weniger als 24h Vorlauf
- Teilweise Erstattung möglich, wenn vereinbarte Schulungsinhalte nicht vermittelt wurden
- Umterminierung statt Rückerstattung wird bevorzugt angeboten
Lizenzgebühren und Abonnements
Bei monatlichen oder jährlichen Zahlungen gelten andere Regeln. Die Kündigung muss rechtzeitig erfolgen, und bereits angefangene Abrechnungszeiträume werden nicht anteilig erstattet.
- Kündigung mit 30 Tagen zum Monatsende bei monatlicher Abrechnung
- Bei Jahreslizenz: Kündigung 60 Tage vor Ablauf, sonst automatische Verlängerung
- Keine anteilige Erstattung für angefangene Monate
- Setup-Gebühren werden grundsätzlich nicht erstattet
Der Rückerstattungsprozess Schritt für Schritt
Kontaktaufnahme und Antragsstellung
Senden Sie eine E-Mail an info@lymoraphira.com mit Ihrer Vertragsnummer, dem Grund für die Rückerstattungsanfrage und relevanten Belegen. Je konkreter Ihre Angaben, desto schneller können wir prüfen. Eine formlose E-Mail reicht – kein Bedarf für komplizierte Formulare.
Erste Prüfung und Rückmeldung
Innerhalb von 3 Werktagen erhalten Sie eine erste Einschätzung. Wir prüfen die Berechtigung anhand unserer Richtlinien und des Vertrags. Falls Informationen fehlen oder Unklarheiten bestehen, melden wir uns für Rückfragen. Bei offensichtlich berechtigten Anträgen geht es direkt weiter zu Schritt 3.
Detailprüfung und Entscheidung
Unser zuständiges Team prüft den Fall im Detail – dazu gehört die Sichtung der Projektdokumentation, Kommunikationsverläufe und erbrachten Leistungen. Bei größeren Beträgen kann das bis zu 7 Werktage dauern. Sie erhalten eine schriftliche Entscheidung mit Begründung, ob und in welcher Höhe eine Rückerstattung erfolgt.
Bearbeitung der Rückerstattung
Nach Genehmigung wird die Rückerstattung an unsere Buchhaltung weitergeleitet. Die Bearbeitung erfolgt je nach Zahlungsmethode: Bei Lastschrift oder Überweisung dauert es 10-15 Werktage, bei Kreditkarte können es bis zu 20 Werktage sein. Sie erhalten die Erstattung auf das ursprüngliche Zahlungskonto – Alternativkonten sind aus Sicherheitsgründen nicht möglich.
Bestätigung und Abschluss
Sobald die Überweisung ausgeführt wurde, erhalten Sie eine Bestätigungs-E-Mail mit Transaktionsreferenz. Die Gutschrift auf Ihrem Konto erfolgt dann abhängig von Ihrer Bank – meist innerhalb von 3-7 Werktagen. Danach gilt der Fall als abgeschlossen. Falls Sie die Gutschrift nicht innerhalb von 25 Werktagen nach unserer Bestätigung sehen, melden Sie sich bitte umgehend.
Fragen zu Ihrer spezifischen Situation?
Jeder Fall ist anders, und manchmal helfen standardisierte Richtlinien nicht weiter. Wenn Sie unsicher sind, ob Ihre Situation für eine Rückerstattung qualifiziert, sprechen Sie einfach mit uns. Wir finden normalerweise eine faire Lösung – auch wenn sie nicht immer eine volle Rückerstattung bedeutet.
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